Skip to main content
Skip table of contents

Gebruikersgegevens toevoegen en bijwerken

De optie Toevoegen en bijwerken is geschikt 

  1. voor de eerste Excel-import van de gebruikersgegevens. Dat geldt voor wanneer je live gaat en 

  2. wanneer de gebruikersgegevens worden bijgewerkt tijdens de awareness-training.

I. Eerste Excel-import van de gebruikersgegevens
Volg de onderstaande stappen om de gebruikerslijst te uploaden:

  1. Open het onderdeel Gebruikers > Gebruikersbeheer in SoSafe Manager.

  2. Klik op Gebruikersgegevens importeren en beheer de gebruikers .

    image-20240216-124600.png

  3. Selecteer Toevoegen en bijwerken.

    image-20240216-124612.png

  4. Download onze Excel-sjabloon en voer de gebruikersgegevens in. De Excel-sjabloon is de gemakkelijkste manier, omdat de vereiste kolommen precies aansluiten op ons systeem.Let op: Vergeet niet dat het Excel-bestand compleet moet zijn. Lege velden, zoals een ontbrekende naam, worden aangemerkt als een fout.Enterprise: Als je de optie voor ondernemingen hebt geboekt, kun je twee aanvullende kolommen toevoegen voor meer gebruikersgegevens.

    image-20240216-124620.png

  5. Upload en voltooi het Excel-bestand door het te slepen en neer te zetten.
     

  6. Selecteer een kop in het Excel-bestand (de eerste rij is meestal juist en wordt daarom standaard geselecteerd). De kop wordt gebruikt om in de volgende stap de kenmerken toe te wijzen.

    image-20240216-124632.png

  7. In het volgende onderdeel worden de gedefinieerde kenmerken in gebruikersgegevens toegewezen aan de kolommen van het Excel-bestand. Dit gebeurt automatisch in ons systeem als je onze Excel-sjabloon gebruikt. Links vind je de verplichte velden/kenmerken, rechts staat het overeenkomende item in het Excel-bestand. 

image-20240216-124639.png

Let op: Kenmerken met een ster (*) zijn verplicht. Je kunt de instellingen alleen opslaan en doorgaan als deze velden zijn ingevuld.
Enterprise: Onderaan de pagina staat een lijst met alle Excel-kolommen waarvoor niet automatisch een overeenkomst kon worden gevonden en die dus niet kunnen worden gekoppeld aan de kenmerken. Hier kun je meer gebruikersgegevens toevoegen.

  1. a) Fouten oplossen: Er zijn geen fouten gevonden: Ga door naar de volgende stap. 

    image-20240216-124705.png

b) Fouten oplossen: Er zijn fouten gevonden: Zijn er fouten gevonden? Dan wordt je gevraagd de onjuiste gebruikersgegevens te corrigeren of verwijderen. Je kunt de fouten een voor een corrigeren of allemaal tegelijk: 

  • Record verwijderen: De record wordt volledig verwijderd uit de database (rode prullenbak).

    • Record bewerken: De fout wordt gemarkeerd en kan gemakkelijk worden gecorrigeerd (blauwe pen).

image-20240216-124700.png

Veelvoorkomende fouten zijn:

  • Dubbele invoer

  • Onbekend domein

  • Leeg veld

  • Umlauts of spaties in e-mailadressen

  • Onbekende begroeting of academische graad (in dit geval kun je het beste kijken of een naam beschikbaar is in de vervolgkeuzelijst van het bijbehorende veld).

  • Ongeldige verklaring als een collectief adres (bij collectieve adressen moeten de eerste vier velden (begroeting, academische graad, voornaam en achternaam) leeg zijn)


Opmerking: Als er veel fouten zijn (meer dan 20), raden we het proces te stoppen, de fouten te corrigeren in het Excel-bestand en dat opnieuw te uploaden.

  1.  Toewijzing van gebruikersgroepen: 

    • Als alle gebruikersgroepen succesvol zijn ge├╝pload en toegewezen, kun je doorgaan met de volgende stap.

    • Dit is niet mogelijk als gebruikers niet zijn toegewezen een gebruikersgroepen of als de gekozen gebruikersgroep te klein is. Je hebt deze optie:

      • Een nieuwe gebruikersgroep maken: Alle niet-toegewezen records kunnen worden overgezet naar een nieuwe gebruikersgroep (minimaal 5 personen). 

      • Toevoegen aan bestaande gebruikersgroep: De gebruikers worden gezamenlijk toegewezen aan een bestaande gebruikersgroep.

      • Overslaan: Is de gebruikersgroep te klein, dan worden de gegevens niet betrokken bij de analyse. De upload is wel mogelijk, samen met handmatige bewerkingen en de groepstoewijzing via het onderdeel Gebruikersbeheer. 

      • Bewerk het oorspronkelijke Excel-bestand zodat alle gebruikers zijn toegewezen aan een gebruikersgroep met minimaal 5 personen. 

  2. Aan het einde vind je een overzicht voor gebruikersgegevens en gebruikersgroepen die net zijn toegevoegd. 

    image-20240216-124734.png

  1. Na de laatste bevestiging worden de datarecords ge├»mporteerd. 

image-20240216-124743.png

II: Gebruikersgegevens bijwerken
Als je bestaande gebruikersrecords wilt bijwerken (bijvoorbeeld achternamen of e-mailadressen wijzigen), dan ga je als volgt te werk:

  1. Exporteer de huidige gebruikersgegevens om de meest recente datarecords te krijgen, samen met de ID van SoSafe.

    image-20240216-124808.png

    Je vindt meer info over de SoSafe-ID op deze pagina: Wat is de SoSafe-ID?

  2. Bewerk de gebruikersgegevens rechtstreeks in het Excel-bestand.

  3. Open Gebruikersbeheer en importeer het nieuwe Excel-bestand, zoals in sectie I wordt beschreven.

  4. In de laatste stap krijg je een overzicht van al bestaande en/of net toegevoegde gebruikersgegevens en gebruikersgroepen. 

JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.