Gebruikersgegevens toevoegen en bijwerken

De optie Toevoegen en bijwerken is geschikt 

1. voor de eerste Excel-import van de gebruikersgegevens. Dat geldt voor wanneer je live gaat en 

2. wanneer de gebruikersgegevens worden bijgewerkt tijdens de awareness-training.

I. Eerste Excel-import van de gebruikersgegevens
Volg de onderstaande stappen om de gebruikerslijst te uploaden:

1. Open het onderdeel Gebruikers > Gebruikersbeheer in SoSafe Manager.

2. Klik op Gebruikersgegevens importeren en beheer de gebruikers .

   

3. Selecteer Toevoegen en bijwerken.

   

4. Download onze Excel-sjabloon en voer de gebruikersgegevens in. De Excel-sjabloon is de gemakkelijkste manier, omdat de vereiste kolommen precies aansluiten op ons systeem.Let op: Vergeet niet dat het Excel-bestand compleet moet zijn. Lege velden, zoals een ontbrekende naam, worden aangemerkt als een fout.Enterprise: Als je de optie voor ondernemingen hebt geboekt, kun je twee aanvullende kolommen toevoegen voor meer gebruikersgegevens.

   

5. Upload en voltooi het Excel-bestand door het te slepen en neer te zetten.
    

6. Selecteer een kop in het Excel-bestand (de eerste rij is meestal juist en wordt daarom standaard geselecteerd). De kop wordt gebruikt om in de volgende stap de kenmerken toe te wijzen.

   

7. In het volgende onderdeel worden de gedefinieerde kenmerken in gebruikersgegevens toegewezen aan de kolommen van het Excel-bestand. Dit gebeurt automatisch in ons systeem als je onze Excel-sjabloon gebruikt. Links vind je de verplichte velden/kenmerken, rechts staat het overeenkomende item in het Excel-bestand. 

Let op: Kenmerken met een ster (*) zijn verplicht. Je kunt de instellingen alleen opslaan en doorgaan als deze velden zijn ingevuld.
Enterprise: Onderaan de pagina staat een lijst met alle Excel-kolommen waarvoor niet automatisch een overeenkomst kon worden gevonden en die dus niet kunnen worden gekoppeld aan de kenmerken. Hier kun je meer gebruikersgegevens toevoegen.

8. a) Fouten oplossen: Er zijn geen fouten gevonden: Ga door naar de volgende stap. 

   

b) Fouten oplossen: Er zijn fouten gevonden: Zijn er fouten gevonden? Dan wordt je gevraagd de onjuiste gebruikersgegevens te corrigeren of verwijderen. Je kunt de fouten een voor een corrigeren of allemaal tegelijk: 

• Record verwijderen: De record wordt volledig verwijderd uit de database (rode prullenbak).

  • Record bewerken: De fout wordt gemarkeerd en kan gemakkelijk worden gecorrigeerd (blauwe pen).

Veelvoorkomende fouten zijn:

• Dubbele invoer

• Onbekend domein

• Leeg veld

• Umlauts of spaties in e-mailadressen

• Onbekende begroeting of academische graad (in dit geval kun je het beste kijken of een naam beschikbaar is in de vervolgkeuzelijst van het bijbehorende veld).

• Ongeldige verklaring als een collectief adres (bij collectieve adressen moeten de eerste vier velden (begroeting, academische graad, voornaam en achternaam) leeg zijn)

Opmerking: Als er veel fouten zijn (meer dan 20), raden we het proces te stoppen, de fouten te corrigeren in het Excel-bestand en dat opnieuw te uploaden.

1.  Toewijzing van gebruikersgroepen: 

   • Als alle gebruikersgroepen succesvol zijn geüpload en toegewezen, kun je doorgaan met de volgende stap.

   • Dit is niet mogelijk als gebruikers niet zijn toegewezen een gebruikersgroepen of als de gekozen gebruikersgroep te klein is. Je hebt deze optie:

     • Een nieuwe gebruikersgroep maken: Alle niet-toegewezen records kunnen worden overgezet naar een nieuwe gebruikersgroep (minimaal 5 personen). 

     • Toevoegen aan bestaande gebruikersgroep: De gebruikers worden gezamenlijk toegewezen aan een bestaande gebruikersgroep.

     • Overslaan: Is de gebruikersgroep te klein, dan worden de gegevens niet betrokken bij de analyse. De upload is wel mogelijk, samen met handmatige bewerkingen en de groepstoewijzing via het onderdeel Gebruikersbeheer. 

     • Bewerk het oorspronkelijke Excel-bestand zodat alle gebruikers zijn toegewezen aan een gebruikersgroep met minimaal 5 personen. 

2. Aan het einde vind je een overzicht voor gebruikersgegevens en gebruikersgroepen die net zijn toegevoegd. 

   

3. Na de laatste bevestiging worden de datarecords geïmporteerd. 

II: Gebruikersgegevens bijwerken
Als je bestaande gebruikersrecords wilt bijwerken (bijvoorbeeld achternamen of e-mailadressen wijzigen), dan ga je als volgt te werk:

1. Exporteer de huidige gebruikersgegevens om de meest recente datarecords te krijgen, samen met de ID van SoSafe.

   

   Je vindt meer info over de SoSafe-ID op deze pagina: Wat is de SoSafe-ID?

2. Bewerk de gebruikersgegevens rechtstreeks in het Excel-bestand.

3. Open Gebruikersbeheer en importeer het nieuwe Excel-bestand, zoals in sectie I wordt beschreven.

4. In de laatste stap krijg je een overzicht van al bestaande en/of net toegevoegde gebruikersgegevens en gebruikersgroepen.